Automatizace - Jak nastavit účely zpracování
Jak vytvořit účely zpracování naleznete v nápovědě - JAK VYTVOŘIT ÚČELY ZPRACOVÁNÍ.
Jak pracovat s účely zpracování v praxi, naleznete v této nápovědě: JAK PRACOVAT S ÚČELY ZPRACOVÁNÍ V PRAXI.
V této konkrétní nápovědě se podíváme na část, jak si nastavit automatizační scénář.
Pokud v detailu kontaktu evidujete účel zpracování kontaktu, můžete si kontakty, kterým končí daný účel, vyfiltrovat a informovat je. Informace ohledně e-mailu s prodloužením účelu naleznete v předchozí nápovědě.
Končí-li vám účel zpracování např. x dní, můžete si pro kontakt připravit např. e-mail s tím, že jim za x dní končí účel zpracování. Ty kontakty, které splňují tuto podmínku vám projdou zeleným výstupem. Pozor, každý účel zpracování posuzujeme zvlášť.
NASTAVENÍ UVNITŘ PODMÍNKY
V případě konce účelu od teď 14-tý den, kontakt musí splnit:
- všechny podmínky A ZÁROVEŇ
- PLATÍ, ŽE - kontakt má platný účet zpracování - Konkrétní účel zpracování od (Nezadáno), do + 14 dní 00:00:00.
- NEPLATÍ, ŽE - kontakt má platný účet zpracování - Konkrétní účel zpracování od (Nezadáno), do + 15 dní 00:00:00. Tím pokryjete celý den.
Chcete-li kontakty kontaktovat automaticky např. 14 dní před koncem platnosti konkrétního účelu, nastavte automatizaci na časové pásmo od půlnoci 14.dne dne do půlnoci 15.dne a nechte ji opakovat každý den. Další den, i když si trigger opakovat natáhne kontakty na pracovní plochu, tento stejný kontakt, který splňoval podmínku včera, dnes již scénář opustí, protože i kdyby neprodloužil (a očekávali bychom, že bude tímto scénářem procházet znovu), nebude mu končit za14 dní, ale již za 13 a tuto podmínku tedy již nesplňuje.
Pojďme si to ukázat na rozsáhlejším případě, kdy na konci můžeme kontakt dokonce přesunout do seznamu bez konce platnosti, aby se Vám lépe exportoval na blacklist.
Opakujeme 1x denně v konkrétní hodinu. Pokud máte kontakty v konkrétním seznamu, navažte seznam hned za trigger opakovat. Pokud se účel nevztahuje k žádnému seznamu, na opakovat napojte rovnou podmínku s účely.
NASTAVENÍ UVNITŘ PODMÍNKY ÚČELU
Vezmeme hranici 31 dní. Nejprve tedy necháme odejít ze scénáře kontakty, které mají ještě za 31 dní platný účel zeleným výstupem.
V případě konce účelu od teď 31-tý den, kontakt musí splnit:
- všechny podmínky A ZÁROVEŇ
- PLATÍ, ŽE - kontakt má platný účet zpracování - Konkrétní účel zpracování od (Nezadáno), do + 31 dní 00:00:00.
Z této podmínky pokračujeme červeným (tedy negativním) výstupem. Plynule přecházíme na 30 dní a odesíláme e-mail, že účel zpracování souhlas končí za 30 dní.
NASTAVENÍ UVNITŘ PODMÍNKY
V případě konce účelu od teď 30-tý den, kontakt musí splnit:
- všechny podmínky A ZÁROVEŇ
- PLATÍ, ŽE - kontakt má platný účet zpracování - Konkrétní účel zpracování od (Nezadáno), do +30 dní 00:00:00.
- NEPLATÍ, ŽE - kontakt má platný účet zpracování - Konkrétní účel zpracování od (Nezadáno), do + 31 dní 00:00:00. Tím pokryjete celý den.
Opět pokračujeme negativním výstupem a tentokrát se ptáme na stále a stále kratší dobu účelu zpracování. V případě 21 dní bude uvnitř nastaveno (a zároveň, platí, že +21dní 0:00, neplatí, že +22dní 0:00, např. konec platnosti za 7 dní by bylo a zároveň, platí, že +7dní 0:00, neplatí, že +8 dní 0:00 atd.)
Každý týden může odejít kampaň o konci platnosti účelu. Tím se nemůže stát, že by kontakt Vaše sdělení o konci účelu přehlédl. Může se jednat pokaždé o stejný e-mail, nebo ho můžete pro každý týden trochu pozměnit.
Zakončeno bude např. tím, že končí zítra:
NASTAVENÍ UVNITŘ PODMÍNKY
V případě konce účelu od teď 30-tý den, kontakt musí splnit:
- všechny podmínky A ZÁROVEŇ
- PLATÍ, ŽE - kontakt má platný účet zpracování - Konkrétní účel zpracování od (Nezadáno), do +1 dní 00:00:00.
- NEPLATÍ, ŽE - kontakt má platný účet zpracování - Konkrétní účel zpracování od (Nezadáno), do + 2 dní 00:00:00. Tím pokryjete celý den.
V rámci opakování by kontaktu přišla kampaň pokaždé, pokud by během předchozího týdne, kdy mu přišla předchozí kampaň, neprodloužil.
V případě, že by neprodloužil, odeslala by se mu kampaň o končícím účelu 30 dní, 21 dní, 14 dní, 7 dní a 1 den před koncem.
Pokud by kontakt prodloužil, již by se do triggeru Opakovat nenatáhl.
Mezi těmito dny kontakt opustí scénář téměř na konci, v rámci podmínky, zda má platný účel zpracování (ano - zeleným výstupem, protože jeho platnost ještě stále trvá, jen nesplňuje konkrétní počet dní do konce, aby obdržel kampaň).
Jakmile mu skončí platnost, odejde podmínkou, zda má platný účel zpracování červeným výstupem, protože již nemá.
Poslední část scénáře tedy bude vypadat takto:
Aby nám scénář pracoval automatizovaně, můžeme minimálně odebrat kontakt z původního seznamu, do kterého s tímto účelem přišel.
Dále doporučujeme alespoň 15 min čekání pro případ časových prodlev.
Nastavení uvnitř:
Typ: Nastavit dobu čekání
Varianta čekání: Časový interval + 15 min
Čas čekání se začne počítat od: Vstupu kontaktu do tohoto uzlu
A na konci ho přesuneme do seznamu, kde máme kontakty bez účelu.
Takto vám bude celý scénář pracovat automatizovaně.
Pokud máte ještě nějaký účel zpracování platný, můžete mu posílat e-maily s danou tématikou, ale již ne touto, pro který byl účel platný.
Než kontakt odstraníte, můžete si ověřit, zda kontakt má jiný platný účel, díky kterému mu můžete ještě psát. Nejprve si ověříte, že je v seznamu, do kterého jste ho zkopírovali v rámci předchozího scénáře. Pokud v něm je, můžete se zeptat těsně před odstraněním kontaktů, zda má platný účel zpracování (každý účel se vám nabídne zvlášť podle ID účelů, které jste si vytvořili).
Kontakt musí splnit:
V případě, že již žádný další účel od klienta nemáte, nemůžete klientovi psát, vyexportujte seznam a naimportujte na blacklist.