Účely zpracování v praxi
Kromě souhlasu se zasíláním obchodních sdělení potřebujete u každého kontaktu od 25.5.2018 evidovat ještě příslušný účel, ať už ve SmartEmailingu, nebo mimo něj.
Existuje jich více:
- souhlas - subjekt údajů udělil prokazatelný souhlas se zpracováním osobních údajů
- oprávněný zájem správce - oprávněně se domníváte, že na základě jeho vzniku kontakt má zájem o informace obdobného charakteru, na základě kterého vznikl váš vztah (například objednávka)
- plnění smlouvy - zpracování je nezbytné pro splnění smlouvy, jejíž smluvní stranou je subjekt údajů, nebo pro provedení opatření přijatých před uzavřením smlouvy na žádost tohoto subjektu údajů,
- zákonná povinnost - zpracování je nezbytné pro splnění právní povinnosti, která se na správce vztahuje,
- životně důležitý zájem - zpracování je nezbytné pro ochranu životně důležitých zájmů subjektu údajů nebo jiné fyzické osoby,
- veřejný zájem - zpracování je nezbytné pro splnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci, kterým je pověřen správce.
Jak vytvořit účely zpracování ve SmartEmailingu naleznete v nápovědě: JAK VYTVOŘIT ÚČELY ZPRACOVÁNÍ.
V rámci e-mailingu si obvykle vystačíte se dvěma: Souhlas a Oprávněný zájem správce.
Oprávněný zájem správce (neboli zákaznická výjimka)
Pokud máte od kontaktu Účel Oprávněný zájem, jedná se o zákazníka. Díky tomu, máte možnost mu psát v souvislosti s tím, co si od Vás koupil. Nejčasteji si ho můžete nastavit v e-shopu či ve fakturačním nástroji, že se Vám účel rovnou zapíše do detailu kontaktu do záložky Účely zpracování (tedy v postatě byste takovému kontaktu neměli posílat ani přání k svátkům nebo k narozeninám).
Souhlas se zpracováním osobních údajů
Dalším účelem je právě souhlas. Pozor, nepleťte si souhlas se zasíláním obchodních sdělení a souhlas se zpracováním osobních údajů.
Pokud již nemáte od kontaktu platný účel, neměli byste takovému kontaktu posílat žádná obchodní sdělení.
Pokud končí konkrétní účel, můžete si nechat prodloužit právě tento jeden pomocí potvrzovacího prokliku v daném e-mailu.
Do e-mailu můžete připravit e-mail s textem a nechat si konkrétní účel zpracování prodloužit. K tomu slouží konkrétní tlačítko v kampani.
1) Označte text, za který chcete vložit odkaz k prodloužení (může být i pod tlačítkem):
2) Klikněte na ikonu řetízku:
3) Vyberte odkaz účelu zpracování:
4) Vyberte právě ten, který chcete prodloužit:
Jakmile kontakt na odkaz klikne, prodlouží se mu automaticky v detailu kontaktu.
Co když máte od kontaktu ještě další účel zpracování? (myšleno i např. další konkrétní souhlas, tedy více souhlasů)
Pokud si souhlasy jednotlivě oddělujete a např. s každým webovým formulářem vytvoříte nový souhlas, my je v aplikaci nemícháme. Tedy, pokud si od klienta berete souhlas se zasláním e-mailu ohledně jedné věci a tento účel již pozbyde platnosti, neměli byste mu posílat další e-maily tohoto typu (a samozřejmě ani e-maily týkající se něčeho jiného).
Respektujeme vaše rozhodnutí mít více účelů a vyselektujeme vám, že kontaktu koční za x dní tento konkrétní účel (neinformujeme vás, že vám dále ještě běží jiný).
Máte-li jen 2 účely, uvidíte pouze 2 možnosti v rámci podmínky automatizace. Pokud jste si jich vytvořili více, uvidíte všechny.
Pokud tedy máte např. 10 účelů zpracování souhlas a 1 oprávněný zájem (zákaznickou výjimku), je třeba se ptát v podmínce na každý účel zvlášť.
Jak nastavit automatizační scénář se můžete podívat v této nápovědě: AUTOMATIZACE - JAK NASTAVIT ÚČELY ZPRACOVÁNÍ.