Nový import kontaktů

Import je další možný způsob, jak dostat vaše e-mailové adresy s informacemi do SmartEmailingu. V záložce Seznamy a kontakty > Import kontaktů můžete dvěma způsoby naimportovat adresy do vaší databáze. Prvním je pomocí excelovského souboru, který musí být uložen ve formátu CSV. Je to jediný podporovaný formát v aplikaci. Další možností je zkopírováním adres z vaší schránky. Vše si názorně ukážeme v nápovědě.

Jak se takový import provádí?

Jak jsme si řekli, funkci pro import adres najdete v záložce Seznamy a kontakty > Import kontaktů, kde jako první věc budete muset potvrdit, že přijímáte naše antispamové podmínky, GDPR a českou legislativu.

Po potvrzení a příjmutí těchto podmínek se vás budeme ptát na původ databáze, zda-li se jedná o adresy webináře, e-shopu, účetního systému, CRM apod. Dále nás bude zajímat její stáří a kdy jste naposled posílali nějaký e-mail na importovanou databázi. Je to z důvodu, že adresy po delší době zanikají nebo se ruší, zároveň, kdy na tyto adresy po delší době posíláte nějaký e-mail, tak je větší pravděpodobnost vrácených a nedoručených e-mailů, což vám zhoršuje doručitelnost e-mailů a také určité hodnocení vaší odesílací domény/e-mailové adresy. Jako poslední krok si vybíráte, jestli chcete importovat adresy za pomocí csv souboru nebo kopírováním.

Jako další krok následuje " Výběr seznamů", kde si v režimu importu vyberete co se má konkrétně stát. V našem případě je to, vždy režim "Importovt jako potvrzené (odhlášené zůstanou odhlášeni)". Pokud budete provádět import adres, které již máte ve své databázi ve SmartEmailingu a chcete je doplnit o nové získané informace, je nutné zaškrtnout, že se jedná o tzv. aktualizační import kontaktů viz. na obrázku níže.

Nyní přícházíte k samotnému výběru seznamu či seznamů adres, do kterých chcete své nové adresy naimportovat, uložit. Jedná se o krok číslo jedna. Ve druhém kroku máte možnosti si vytvořit úplně nový seznam. Ve třetím kroku se dostáváte do rozšířeného nastavení, kde si můžete zvolit doplnění oslovení u adres, volby jazyka dle domény, doplnit svátky apod. Kdy máte vše nastavené a zvolené, stačí kliknout na tlačítko "Pokračovat".

Další části při importu je možnost odeslání tzv. potvrzovacího e-mailu na adresy díky funkci double opt-in. Je to v případě, že se jedná o úplně nové e-mailové adresy, u kterých potřebujete provést existenci adres. Je to funkce dobrovolná, kterou nemusíte využít. V případě, že ji chcete a potřebujte, stačí ji aktivovat, kdy její stav přepnete na " Ano".

Můžete si vybrat, jestli potvrzovací e-mail se bude posílat na všechny adresy, které zrovna importujete nebo jen na nové adresy, které ještě nemáte ve své databázi. Následně si vybíráte (již vytvořeného opt-in e-mailu) nebo si můžete vytvořit nový potvrzovací e-mail, který se po dokončení importu na dotyčné adresy odešle. Jako u každého odesíláného e-mailu si nastavujete jméno odesílatele, odesílací e-mailovou adresu a adresu pro případné odpovědi.

4.krokem u importu je " Účel zpracování", kdy k importovaným adresám můžete přiřadit pouze jeden účel zpracování osobních údajů. GDPR považuje stanovení účelu jako nezbytný předpoklad pro zpracováni, tj. můžete zpracovávat jen takové údaje, které potřebujete k naplnění účelu, např.pro zasílání newsletteru, obchodních nabídek, kontaktování přes sociální sítě apod.

Po zvolení, že chcete účel zpracování k adresám přiřadit se dostanete opět k vytvoření úplně nového účelu nebo k výběru účelu, který již z minula máte vytvořen. Následně volíte od jaké doby má účel platit.

Úplně posledním krokem u importu je " Výběr sloupců". Jedná se o přiřazení vlastních polí k jednotlivým sloupcům či informacím, které máte u adres a chcete je importovat do své databáze. Vlastní pole je zde bráno jméno, příjemní, název společnosti, číslo smlouvy... Stejný název vlastního pole, může být přiřazen pouze jen jedenkrát tzn. že dva sloupce s informacemi nemohou mít přiřazen stejný název. pokud tak učiníte budete informování hláškou, že je potřeba přidělení jen jednou stejné vl.pole ke sloupci.

Jakmile celý proces importu projdete a zahájíte spuštění samotného importu budete upozorněni hláškou, že import je v procesu a čeká na naše schválení a ověření dle obrázku níže.