Import kontaktů

Import je další možný způsob, jak dostat vaše e-mailové adresy s informacemi do SmartEmailingu. V záložce Seznamy a kontakty > Import kontaktů můžete dvěma způsoby naimportovat adresy do vaší databáze. Prvním je pomocí excelovského souboru, který musí být uložen ve formátu CSV. Je to jediný podporovaný formát v aplikaci. Další možností je zkopírováním adres z vaší schránky. Vše si názorně ukážeme v nápovědě.

Jak se takový import provádí?

Jak jsme si řekli, funkci pro import adres najdete v záložce Seznamy a kontakty > Import kontaktů, kde jako první věc budete muset potvrdit, že přijímáte naše antispamové podmínky, GDPR a českou legislativu.

Po potvrzení a příjmutí těchto podmínek se vás budeme ptát na původ databáze, zda-li se jedná o adresy webináře, e-shopu, účetního systému, CRM apod. Dále nás bude zajímat její stáří a kdy jste naposled posílali nějaký e-mail na importovanou databázi. Je to z důvodu, že adresy po delší době zanikají nebo se ruší, zároveň, kdy na tyto adresy po delší době posíláte nějaký e-mail, tak je větší pravděpodobnost vrácených a nedoručených e-mailů, což vám zhoršuje doručitelnost e-mailů a také určité hodnocení vaší odesílací domény/e-mailové adresy. Jako poslední krok si vybíráte, jestli chcete importovat adresy za pomocí csv souboru nebo kopírováním.

Jako další krok následuje "Výběr seznamů", kde si v režimu importu vyberete co se má konkrétně stát. V našem případě je to, vždy režim "Importovat jako potvrzené (odhlášené zůstanou odhlášeni)". Pokud budete provádět import adres, které již máte ve své databázi ve SmartEmailingu a chcete je doplnit o nově získané informace, je nutno zaškrtnout "Aktualizovat existující kontakty" (na obrázku níže).

Nyní přicházíte k samotnému výběru seznamu či seznamů adres, do kterých chcete své nové adresy naimportovat, uložit. Jedná se o krok číslo jedna. Ve druhém kroku máte možnosti si vytvořit úplně nový seznam. Ve třetím kroku se dostáváte do rozšířeného nastavení, kde si můžete zvolit doplnění oslovení u adres, volby jazyka dle domény, doplnit svátky apod. Kdy máte vše nastavené a zvolené, stačí kliknout na tlačítko "Pokračovat" (krok 4).

V další části importu je možnost odeslání tzv. potvrzovacího e-mailu na importované adresy, díky funkci double opt-in. Je to vhodné v případě, že se jedná o úplně nové e-mailové adresy, u kterých potřebujete ověřit jejich existenci. Double opt-in je funkce dobrovolná, kterou nemusíte využít. V případě, že ji chcete a potřebujete, stačí ji aktivovat, kdy její nastavení přepnete na " Ano".

Můžete si následně vybrat, jestli se bude potvrzovací e-mail posílat na všechny adresy, které zrovna importujete nebo jen na nové adresy, které ještě nemáte ve své databázi. Následně vyberete již vytvořený double opt-in e-mail nebo si můžete vytvořit nový, který se po dokončení importu na dotyčné adresy odešle. Jako u každého odesílaného e-mailu, i zde nastavujete jméno odesílatele, odesílací e-mailovou adresu a adresu pro případné odpovědi.

Pokud double opt-in povolíte, dostanou se do Vaší databáze pouze kontakty, které kliknou na potvrzovací odkaz. To znamená, že budou v systému k dispozici s určitým zpožděním (než na odkaz kliknou) a nemusí se naimportovat všechny (pokud na odkaz nekliknou). U takto importovaných adres však máte jistotu, že existují, komunikujete s jejich skutečným majitelem a mají o Vaše rozesílky zájem. 

4.krokem u importu je " Účel zpracování", kdy k importovaným adresám můžete přiřadit pouze jeden účel zpracování osobních údajů. GDPR považuje stanovení účelu jako nezbytný předpoklad pro zpracováni, tj. můžete zpracovávat jen takové údaje, které potřebujete k naplnění účelu, např.pro zasílání newsletteru, obchodních nabídek, kontaktování přes sociální sítě apod.

Po zvolení, že chcete účel zpracování k adresám přiřadit se dostanete opět k vytvoření úplně nového účelu nebo k výběru účelu, který již z minula máte vytvořen. Následně volíte od jaké doby má účel platit.

Úplně posledním krokem u importu je " Výběr sloupců". Jedná se o přiřazení jednotlivých polí kontaktu k jednotlivým sloupcům či informacím, které máte u adres a chcete je importovat do své databáze. Jako pole (vlastní nebo systémové) je zde bráno jméno, příjmení, e-mail, název společnosti, číslo smlouvy... Jeden název pole, může být přiřazen pouze jedenkrát, tzn. že dva sloupce s informacemi nemohou mít přiřazen stejný název. Pokud tak učiníte, budete informování hláškou, že je potřeba přidělit jen jedno stejné pole ke sloupci.

Jakmile celý proces importu projdete a zahájíte spuštění samotného importu, budete upozorněni hláškou, že import je v procesu a čeká na naše schválení a ověření.